| MS
Word - Выпуск 1 | | В
этом выпуске: | Быстрый поиск нужных
документов
Замена шрифтов
Уменьшаем файлы |
| | |
Быстрый поиск нужных документов |
Совет: У текстового процессора Microsoft Word существует возможность
расширенного поиска документов по их специфическим свойствам. Таковыми могут быть,
например, название документа, автор, тема, ключевые слова, размер файла, дата
последнего обновления и т. п. Таким образом, например, если вы и ваш коллега работаете
над одним проектом, можно легко найти все документы по вашей общей тематике, которые
он создал не ранее января 2001 года.
Для того чтобы выполнить расширенный
поиск, выберите пункт меню Файл|Открыть, и в появившемся диалоговом
окне щелкните на кнопке Сервис|Найти (если вы пользуетесь версией
Word 97, то на кнопке Отбор). В новом окне в качестве условий поиска задайте
значения полей Свойство, Отношение и Значение. Затем нажмите
на кнопку Добавить. Для того чтобы использовать дополнительные условия,
выберите значения переключателя И/ИЛИ, которое определяет логическую связь
нескольких условий, и повторите предыдущий шаг. После того, как подготовлены все
условия для поиска, укажите папку, в которой предположительно располагаются нужные
документы, и нажмите кнопку Найти.
Далее активным опять станет диалоговое
окно Открытие документа. Если найден хотя бы один документ, соответствующий
заданным критериям, то все результаты будут иерархически отображены в этом окне
с тем, чтобы можно было выбрать наиболее подходящий. Если же Word не найдет ни
одного документа, строка состояния сообщит вам это.
Для того чтобы в полной
мере воспользоваться преимуществами расширенного поиска, стоит заблаговременно
позаботиться о заполнении ключевых свойств документов. Откройте рабочий документ,
выберите пункт меню Файл|Свойства и используйте закладку Документ
для ввода этих свойств. Чтобы не забывать делать это, установите флажок Предлагать
заполнение свойств документа на вкладке Сохранение меню Сервис|Параметры.
Тогда при первом сохранении любого создаваемого файла Word автоматически предложит
вам задать значение полей его свойств.
Текст, данные, числа или логические
значения, которым должно удовлетворять некоторое свойство в процессе отбора, задаются
в поле Значение. Это поле позволяет использовать несколько вариантов значений,
разделенных операторами И и ИЛИ. Пробел между лексемами по умолчанию трактуется
как оператор И. Для отношений содержит и совпадает с можно использовать привычные
подстановочные знаки (? вместо неизвестного символа, * — вместо любого числа неопределенных
символов). Если вы хотите использовать диапазон чисел, просто перечислите нижнюю
и верхнюю границы диапазона через запятую. Для того чтобы задать временной диапазон,
введите первую и последнюю дату, разделив их лексемой и. Например, Декабрь
1, 2000 и Январь 1, 2001.
Если набор для условий поиска часто используется,
сохраните его, используя кнопку Сохранить..., а затем, при необходимости,
загрузите, щелкнув на кнопке Открыть.... Опубликовано:
CHIP # 2/2001 | | Замена
шрифтов | Совет: Достаточно часто,
когда кто-нибудь дает вам документ, содержащий шрифты, не установленные на вашем
компьютере, вид документа при открытии не вполне соответствует тому виду, который
ему изначально придал автор.
Дело в том, что Word автоматически производит
замену неизвестных ему шрифтов, причем новый шрифт иногда даже отдаленно не напоминает
оригинал. Однако вы можете произвести замену самостоятельно, выбрав таким образом
наиболее подходящий вариант.
Выберите закладку Совместимость в меню
Сервис|Параметры и щелкните на кнопке Подстановка шрифтов....
В появившемся окне слева представлен список всех несуществующих шрифтов. Щелкните
на названии отсутствующего шрифта, и выберите для него локальную замену из выпадающего
списка. Когда подготовка соответствий закончена, щелкните на кнопке Готово.
Опубликовано: CHIP # 2/2001 | |
Уменьшаем файлы | Совет:
Вы, наверняка, замечали, что если внести в ранее сохраненный документ даже несколько
мелких изменений (таких, например, как смена форматирования, расстановка абзацев
и т. д.), размер нового файла будет существенно больше, чем у его предыдущей версии.
Это происходит потому, что Word сохраняет документы блоками. Таким образом, любое
вносимое вами изменение порождает в файле новый блок данных, содержащий полную
информацию о форматировании, в то время как в старом блоке эти изменения просто
исчезнут.
Простейшим способом избежания такой избыточности является сохранение
файла под новым именем (пункт меню Файл|Сохранить как). В таком
случае Word заново разобьет документ на блоки, и внесенные изменения будут сохранены
в блоках вместе с самим текстом. Теперь можно сравнить файлы и заметить разницу.
Опубликовано: CHIP # 2/2001 | |
